Документальный и фактический финансовый контроль

Приёмы и способы документального и фактического контроля

Классификация хозяйственного контроля

Классификация финансово-хозяйственного контроля осуществляется по различным признакам:

В зависимости от времени проведения кон­троля и времени совершения поверяемых финансово-хозяйственных операций выделяют три основные формы финансового контроля: пред­варительный, текущим и последующий.

Предварительный финансовый контроль предшествует совершению проверяемых операции. Он проводится на стадии составления финансо­вых планов субъектов хозяйствования, смет доходов и расходов учреж­дений и организаций, проектов законодательных актов, учредительных документов и т.д. Предшествуя совершению хозяйственных и финансо­вых операции, предварительный контроль позволяет еще на стадии про­гнозов и планов пресечь попытки нарушения действующего финансово­го законодательства и нецелевого или нерационального использования средств, выявить источники дополнительных финансовых ресурсов.

Текущий контроль проводится в процессе совершения хозяйственных и финансовых операций, исполнения бюджетов и планов. Используя данные бухгалтерского учета, текущий контроль позволяет предупреждать потери и убытки, предотвращать совершение финансо­вых правонарушений, нецелевое использование финансовых средств. Текущий контроль позволяет своевременно выявить резервы роста эф­фективности производства, которые в ходе осуществления предваритель­ного последующего контроля могут остаться невскрытыми,

Последующий контроль осуществляется после совершения хозяйст­венных и финансовых операций. В ходе его проверяется полнота форми­рования финансовых ресурсов, законность и эффективность их исполь­зования при выполнении финансовых планов субъектов хозяйствования, смет бюджетных учреждений. Цель данного вида контроля — установить правильность, законность и экономическую целесообразность произве­денных хозяйственных операций, выявить факты бесхозяйственности и хищении.

Объектами по­следующего контроля являются первичные документы, отражающие со­вершенные хозяйственные операции, регистры бухгалтерского учета и отчетности. Последующий контроль отличается углубленным изучением хозяйственной и финансовой деятельности хозяйственного субъекта за определенный период. Его результаты тесно связаны с результатами предварительного или текущего контроля, что позволяет вскрыть недо­статки их проведения.

Под формой финансового контроля понимают конкретную организа­цию контрольных действий.

Различают следующие формы проведения финансового контроля:

Ревизия представляет собой всестороннюю и глубокую документаль­ную и фактическую проверку производственно-финансовой деятельно­сти субъекта хозяйствования за определенный период времени. Целью ревизии является получение достоверной и полной информации о со­стоянии контролируемого объекта. Результаты ревизии оформляются актом, имеющим юридическую силу источника доказательств в следст­венной и судебной практике.

Проверка — это единичное контрольное действие или исследование состояния на определенном участке деятельности проверяемого субъек­та. В процессе проверки определяется законность и эффективность ис­пользования финансовых ресурсов, выявляются нарушения финансовой дисциплины.»Как правило, проверкам подвергаются отдельные вопросы финансово-хозяйственной деятельности и по их результатам намечают­ся мероприятия для устранения выявленных недостатков.

В зависимости от места проведения проверки делятся на камераль­ные и выездные.

Камеральная проверка — это проверка органом финансового контро­ля представленной ему отчетности и документов без выезда на объект. В случае установления нарушений результаты проверки оформляются ак­том. Данные результатов камеральной проверки могут быть использова­ны при проведении проверок иных видов.

Выездные проверки по видам могут быть комплексные, целевые (те­матические), рейдовые и встречные.

Комплексная проверка — это проверка субъекта хозяйствования за оп­ределенный период по всем вопросам его финансово-хозяйственной де­ятельности. Для комплексной проверки характерно взаимосвязанное изучение экономической и юридической сторон деятельности организа­ции; сочетание различных методических приемов документального и фактического контроля с целью выявления достоверности и экономиче­ской целесообразности финансовых и хозяйственных операций.

Целевые (тематические) проверки проводятся по определенному на­правлению или виду финансово-хозяйственных операций субъекта хо­зяйствования, по определенному кругу вопросов или по одной теме в результате ознакомления с отдельными сторонами финансовой и хозяй­ственной деятельности.

Рейдовая проверка проводится органами финансового контроля в ме­стах деятельности налогоплательщиков и физических лиц, связанная с приемом наличных денежных средств от покупателей (клиентов), про­изводством продукции, выполнением работ (оказанием услуг), хранени­ем и перемещением товарно-материальных ценностей, в других местах, связанных с извлечением доходов.

Целью рейдовой проверки является контроль за соблюдением налогоплательщиками и физическими лица­ми законодательства о предпринимательстве и налогах, а также соблю­дение требований по ведению бухгалтерского учета и оформлению от­дельных финансово-хозяйственных операций, установление фактов не­зарегистрированной предпринимательской деятельности либо деятельности, на занятие которой требуется специальное разрешение (ли­цензия), сбор оперативной информации, проверки заявлений и жалоб физических лиц и субъектов предпринимательской деятельности.

Встречная выездная проверка проводится в целях установления фак­тического отражения в бухгалтерском учете финансово-хозяйственных операций, осуществлявшихся с другими субъектами предпринимательской деятельности и физическими лицами, если у проверяющих возник­ли сомнения в достоверности отражения этих операции в бухгалтерском учете субъекта хозяйствования или физического липа, в отношении ко­торого проводятся плановые либо внеплановые проверки. Результаты встречной проверки оформляются справкой произвольной формы с при­ложением к ней копий документов бухгалтерского учета, касающихся осуществления проверявшихся хозяйственных операций.

Камеральные, встречные, рейдовые и целевые проверки являются внеплановыми и проводятся вне зависимости от даты проведения пре­дыдущей проверки.

По полноте охвата материала различают сплошные проверки и выборочные. При проведении сплошных проверок проверяются все документы ор­ганизации, а при частичных (выборочных) проверках — только часть до­кументов. Сплошные проверки проводят в небольших организациях либо в организациях, где необходимо восстановить учет. Выборочная проверка может перерасти в сплошную в случае установления в проверяемой вы­борке нарушений, которые могут быть характерны для всего массива до­кументов организации.

Обследование — ознакомление с состоянием контролируемого объек­та на месте по определенному вопросу, входящему в компетенцию орга­на финансового контроля с целью определения необходимости проведе­ния детальной проверки.

Анализ — это системное и пофакторное исследование отдельных во­просов финансово-хозяйственной деятельности экономического субъек­та. Анализу подвергается периодическая или годовая отчетность субъек­та хозяйствования. Результаты анализа оформляются графиками, ана­литическими таблицами, текстовым описанием. Анализ позволяет выявить неиспользуемые резервы роста эффективности производства.

Основными формами контроля являются документальный и фактический контроль.

Основными способами документального контроля являются:

Применяют два основных варианта документального контроля:

— от документа к регистру;

— от регистра к документу.

К основным приемам документального контроля относят:

Формальная проверка документов: представляет собой проверку соответствия документов действующей типовой форме, установление правильности заполнения реквизитов и наличие не оговоренных исправлений, подчисток, дописок текста и цифр, подлинность подписей, оттисков печатей и штампов; арифметическая проверка; проверка соответствия хозяйственных операций установленным правилам и положениям.

Встречная проверка – сопоставление нескольких экземпляров одного и того же документов.

Сличение документов – сопоставление отдельных реквизитов, повторяющихся в нескольких разнородных документах, отражающих взаимосвязанные операции.

Нормативно-правовая проверка – осуществляется путем сопоставления фактических данных с нормативными или плановыми, оценку законности отраженных в документах хозяйственных операций.

Технико – экономический расчет – составляется для определения правильности плановых показателей, смет, норм расхода, обоснованности планово-учетных цен, арендной платы, проведения аналитических исследований и взаимоувязок отдельных показателей между собой. Предполагает использование таких приемов как: обратная калькуляция, балансовые увязки, др.приемов экономического анализа.

Экономическая оценка совершаемых хозяйственных операций – объединяет комплекс экономических приемов анализа и оценки в целях выявления целесообразности, рациональности отдельных операций и эффективности того или иного участка работы. Включает логическую проверку, предполагающую сопоставление информации финансового и нефинансового характера, сопоставление документов, хозяйственных операций и фактических данных по одним операциям с документами, фактическими данными по взаимосвязанным операциям..

Сопоставление документов, отражающих хозяйственные операции с документами их обосновывающими — осуществляется контроль за достоверностью накопительных ведомостей,регистрами бухгалтерского учета, отчетности.

Основными приемами фактического контроля являются:

Инвентаризация — способ проверки фактического наличия денежных средств, товарно-материальных ценностей, расчетов на определенную дату и соответствия их данным бухгалтерского учета. В процессе инвентаризации используют такие приемы как: взвешивание, пересчет, обмер.

Экспертная оценка – применяется при проверке качества выполненных строительных ремонтных работ, проектно-сметной и другой документации. Для экспертной оценки привлекаются специалисты, глубоко знающие специфику этих работ.

Лабораторный анализ – применяется для проверки качества ТМЦ. Взятие проб для анализа осуществляется с участием ревизора и оформляется актом. Лабораторные анализы оформляются справками. Указанная проверка дает возможность установить необоснованное занижение или завышение качественных показателей от установленных показателей ГОСТов, стандартов.

Контрольный обмер объемов выполненных работ – представляет собой разновидностью инвентаризации. С его помощью проверяется правильность и достоверность данных о выполненном объеме строительно-монтажных работ. Он производиться также с целью проверки правильности списания строительных материалов, начисления заработной платы. Производиться с участием соответствующих специалистов. Его работы оформляются актами, ведомостями перерасчета стоимости выполненных работ.

Осмотр и обследования – способ проверки фактического состояния и правильности использования проверяемых объектов. Они проводятся с целью выявления недостатков складского хозяйства и условий хранения ТМЦ, состояния трудовой дисциплины.

Контрольная проверка, осуществляемая в ходе технологического процесса – может подразделятся на:

Фактический и документальный контроль

Фактический контроль представляет собой изучение фактического состояния проверяемых объектов по данным осмотра их в натуре (обмера, взвешивания, пересчета и т. д.). Использование приемов фактического контроля позволяет установить достоверность хозяйственных операций, отраженных в первичных документах, бухгалтерском учете и отчетности. Однако фактический контроль, особенно последующий, не может быть всеобъемлющим в силу непрерывного характера хозяйственных процессов и быстроменяющихся хозяйственных ситуаций.

Документальный контроль

Источниками контрольных данных для документального контроля служат: первичные документы, включая технические носители информации; регистры бухгалтерского учета; данные оперативно-технического учета; бухгалтерская, статистическая и оперативно-техническая отчетность; плановая, нормативная и прочая документация Отдельное контрольно-ревизионное действие принято называть методом. К таким методам могут быть отнесены сверка, сличение. Документальный контроль основан на нескольких методах:

• · Экономический анализ работы организации.
• · Технико-экономические расчеты.
• · Нормативная проверка.
• · Формальная проверка.
• · Логическая проверка.
• · Арифметическая проверка.
• · Встречная проверка.
• · Взаимный контроль.
• · Анализ ежедневного или пооперационного изменения остатков товарно-материальных ценностей и денежных средств.
• · Восстановление количественно-суммового учета.
• · Проверка правильности корреспонденции счетов.
• · Проверка регистров бухгалтерского учета.
• · Исследование неофициальных материалов.
• · Исследование и проверка объяснительных записок, полученных в процессе ревизии.

Правильность совершения хозяйственных операций не всегда можно проверить методами документального контроля. Часто возникает необходимость провести проверку наличия денежных средств, материальных ценностей и основных фондов в натуре. С этой целью вместе с методами документального контроля в ходе ревизий применяются методы фактического контроля.

Документальная ревизия финансовой и хозяйственной деятельности организации организуется в соответствии с Положением о финансовом контроле, Положением о контроле за хозяйственной деятельностью и проводится в предусмотренном объеме и порядке.

Основными задачами ревизии являются контроль за выполнением в организации законов Российской Федерации, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, законностью финансовых и хозяйственных операций, обеспечением сохранности материальных и денежных средств; состоянием финансового и бухгалтерского учета.

Проведению ревизии должна предшествовать тщательная подготовка путем изучения актов предыдущей документальной ревизии и проверок, структуры расходов денежных средств, номенклатуры и объемов обеспечения организации материальными средствами, руководящих документов.

Ревизия финансовой и хозяйственной деятельности организации проводится группой инспекторов-ревизоров, один из которых назначается руководителем ревизионной группы. Начальник финансовой инспекции, на которого возложено непосредственное руководство контрольно-ревизионной работой, организует подготовку к ревизии и проводит их инструктаж.

В ходе документальной ревизии проверяются учетные регистры, первичные оправдательные документы, послужившие основанием для совершения бухгалтерских проводок, плановые и отчетные документы.

Ревизия документов проводится путем их тщательного изучения и анализа с одновременной проверкой правильности записей финансовых и хозяйственных операций по книгам учета материальных и денежных средств за период со дня начала последней документальной ревизии по день начала очередной ревизии. По кассовым и банковским операциям, кроме того, — за один-два месяца ранее обревизованного периода.

Для проведения документальной ревизии привлекаются, при необходимости, внутренние проверочные комиссии по соответствующим подразделениям организации. Руководитель ревизионной группы составляет план проведения ревизии, в котором, исходя из объема и сложности работы, определяет вопросы, подлежащие проверке инспекторами-ревизорами, членами внутренних проверочных комиссий, другими участвующими в ревизии лицами и сроки выполнения. План подписывается руководителем ревизионной группы, с которым ознакамливается руководитель организации.

Кассовые и банковские операции организации во всех случаях проверяются штатным инспектором-ревизором финансовой инспекции.

В случаях, когда будет установлено что предыдущей ревизией не были выявлены нарушения, которыми государству причинен материальный ущерб, инспектор-ревизор перепроверяет все оправдательные документы за ранее обревизованный период и результаты работы отражает в акте ревизии. По окончании ревизии руководитель группы письменно докладывает начальнику, назначившему ревизию, за какой период и кем (должность, инициалы, фамилия) проводилась предыдущая ревизия и суммы своевременно не выявленных нарушений.

Инспектор-ревизор обязан обеспечить хранение проверяемых документов, книг и других регистров учета, отчетности, исключающее внесение без его ведома в них каких-либо исправлений, записей или отметок. В течение всей ревизии проверяемые документы, книги и другие регистры учета, мастичная печать «обревизован» должны храниться в опечатываемом инспектором-ревизором сейфе, исключающем доступ к ним других лиц.

Проверенные денежные оправдательные документы погашаются круглой мастичной печатью «обревизован».

При проведении ревизии инспектор-ревизор документально устанавливает сущность и причины допущенных нарушений, размер причиненного материального ущерба, конкретных лиц, в результате действий (бездействия) которых они допущены, принимает меры к устранению выявленных нарушений. В необходимых случаях вносит предложения руководителю организации о возмещении причиненного материального ущерба в соответствии с Положением о материальной ответственности за ущерб, причиненный предприятию, учреждению, организации.

Если в процессе ревизии не представилось возможным установить причины, либо размер ущерба, либо виновных лиц, в акт ревизии вносится предложение о назначении административного расследования.

В тех случаях, когда согласно действующему законодательству возмещение материального ущерба производится в судебном порядке, руководителю организации предлагается предъявить к виновным в причинении материального ущерба гражданский иск.

В случае выявления растрат, хищений, незаконного расходования денежных и материальных средств, утраты оправдательных документов, книг и других регистров учета руководитель группы немедленно докладывает об этом начальнику, назначившему ревизию, и принимает меры к назначению руководителем организации административного расследования и розыску документов и книг учета. Одновременно руководитель группы принимает меры к их восстановлению и определению законности списания материальных и денежных средств по отсутствующим документам.

После окончания ревизии руководитель группы в кассовой книге ниже записи о внезапной проверке кассы делает запись следующего содержания: «Проведена ревизия финансовой и хозяйственной деятельности за период с «__»______20_г. по «__»____20_г. включительно. Кроме того, обревизованы кассовые операции за ранее обревизованный период с «__»______20_г, по «__»____20_г. По результатам ревизии составлен акт».

Руководитель ревизионной группы: подпись___ (И. Фамилия) Соответствующая запись о проведении ревизии производится в соответствующих главных книгах материального учета.

Приемы документального и фактического контроля

Полная и всесторонняя оценка хозяйственно-финансовой деятельности предприятий и организаций должна базироваться на принципе достаточности и убедительности доказательств. Для получения необходимых доказательств используются различные приемы документального и фактического контроля.

Среди методических приемов проверки документов можно выделить: формальную; арифметическую; экспертную; логическую; нормативно-правовую; экономическую; встречную; контрольное сличение; обратную калькуляцию (обратный счет); оценку документов по данным корреспондирующих счетов; аналитическую (счетную) проверку отчетности и баланса; сравнение и др.

Формальная проверка документов предусматривает проверку соблюдения действующих форм документов, последовательности, полноты и правильности заполнения реквизитов документов, порядковой нумерации и наличия соответствующих подписей в документах.

Арифметическая проверка документов предполагает проверку правильности проставленных цен в документах, приведенных наценок, скидок, произведенных вычислений и таксировок, подсчета итогов и других арифметических действий, выполняемых при оформлении и обработке документов.

Экспертная проверка дополняет формальную и арифметическую и направлена на выявление подделок в документах. Они могут быть выявлены даже при внимательном осмотре документов. Обычно доброкачественный документ имеет одинаковые цвет бумаги, печатный текст или чернила, каллиграфию письма или шрифт букв, устойчивые цифры и буквы. При подделках документы не имеют устойчивых признаков.

Поддельные документы подлежат глубокому изучению. Для этих целей используют другие приемы проверки документов (логическую, встречную проверки), что позволит получить дополнительные доказательства о подделке документа. Такие документы целесообразно направлять в специальные лаборатории на криминалистическую экспертизу. Заключение используется для бесспорного доказательства совершенных правонарушений.

Как свидетельствует опыт, наиболее эффективными для обнаружения фиктивных недоброкачественных документов являются следующие виды сопоставления документов, отражающих хозяйственные операции:

• • сопоставление информации и данных, содержащихся в различных экземплярах одного и того же документа. Наибольшее распространение в практической деятельности получило использование указанного приема при сопоставлении накладных на отпуск товара (продукции), которые составляются в двух экземплярах. Нередко именно проверка аналогичных документов в других организациях, которые участвовали в операциях по приобретению или реализации продукции данному предприятию, и позволяет выявить несоответствия в документах и установить действительные объемы (количество, качество, цена) выполняемых сделок;
• • сопоставление данных, содержащихся в накладных и других документах, отражающих поступление товарно-материальных ценностей, с данными, которые содержатся в документах организаций, осуществляющих перевозку товаров (продукции). Применяя рассматриваемый прием сопоставления документов, можно установить факты неоднократного использования первичных документов для оприходования материальных ценностей;
• • сопоставление документов путем сверки данных первичных документов, записей бухгалтерского учета, отражающих оприходование товара (продукции), и данных о расходе товарно-материальных ценностей. В соответствии с Положением в бухгалтерском учете данные первичных документов, отражающих выполнение финансово-хозяйственных операций, впоследствии обобщаются в бухгалтерии и результаты фиксируются в соответствующих учетных регистрах. Изменения, которые вносятся должностными лицами в первичные документы, могут быть выявлены путем сопоставления данных регистров с данными первичных документов. Указанный прием позволяет установить факты неполного оприходования определенного товара и отражения в учетных регистрах. При проверке первичных документов на отпуск товара может быть установлено, что предприятие реализовало его больше, чем было фактически отражено по документам.

При логической проверке путем сопоставления хозяйственной операции, отраженной в документе, с различными взаимосвязанными показателями, событиями определяется, была ли объективная возможность ее возникновения. Например, приведенные в накладной данные о массе и объеме груза сопоставляются с грузоподъемностью или объемом автомобиля, на котором перевозился груз, вместительностью тары, указанной в накладной, и т.д.

При нормативно-правовой проверке устанавливается соответствие совершенной операции действующим правилам, требованиям устава или учредительного документа, законам, выясняется, нет ли отклонений от утвержденных норм, смет, лимитов и т.п. При их наличии составляются расчеты и аналитические таблицы, выясняются последствия и виновные лица, определяется ущерб, причиненный неправомерными действиями.

При экономической проверке выясняется экономическая целесообразность совершенной операции, обоснованность операции источниками финансирования, предварительными расчетами, изучаются полученные результаты от данной операции или ее влияние на конечные финансовые результаты.

Сущность встречной проверки заключается в изучении достоверности операций путем сопоставления документов и записей в учетных регистрах, относящихся к одним и тем же взаимосвязанным операциям. Следует отметить, что, отражая в бухгалтерском учете выполнение той или иной хозяйственной операции, должностные лица не в состоянии внести исправления или фиктивные сведения во все документы, которыми оформляется данная операция. Проводя анализ отражения выполненной операции по документам и регистрам, а также сопоставляя данные, имеющиеся в различных документах, которые отражают выполнение указанной операции, возможно выявить нарушения и установить механизм совершения противоправных действий.

При контрольных сличениях остаток на начало проверяемого периода вместе с документированным приходом должен быть равен документированному расходу вместе с остатком на конец проверяемого периода. Начальные и конечные остатки обычно базируются на данных инвентаризационных описей.

Контрольные сличения применяются преимущественно там, где ведется учет материальных ценностей по наименованиям без указания сортов, марок, номеров и других признаков, имеющих особую цену; при запущенности аналитического учета по отдельным сортам, маркам, номерам материальных ценностей и во всех случаях, когда отдельные предприятия прибегают к суммарному учету материальных ценностей.

Обратная калькуляция (обратный счет) используется для проверки размера необоснованного списания сырья на производство при выпуске определенного вида готовых изделий. Сущность этого методического приема состоит в том, что по фактическому выпуску готовых изделий исчисляется расход сырья в соответствии с установленными нормами за межинвентаризационный период, который сопоставляется с фактически произведенным списанием сырья по первичным документам за это же время, в результате чего устанавливают факты незаконного списания сырья и материалов на производство.

При применении проверки документов по данным корреспондирующих счетов можно выявить документы, по которым совершены незаконные, нецелесообразные операции, и в ряде случаев выявить злоупотребления. Это может выражаться:

• • в неверной корреспонденции счетов;
• • в несоответствии записей в регистрах бухгалтерского учета записям в приложенных документах;
• • в отсутствии бухгалтерских проводок;
• • в свертывании сальдо по отдельным счетам;
• • в повторении корреспонденции в одинаковых суммах по одному и тому же документу и т.д.

Среди методических приемов проверки документов особое место занимает аналитическая (счетная) проверка отчетности и балансов. Посредством этого приема изучается обоснованность показателей отчетности и балансов данными аналитического и синтетического учета, согласованность показателей в отдельных формах бухгалтерской отчетности и баланса.