Безвозмездная аренда автомобиля у сотрудника

Арендуем автомобиль сотрудника

Авто в организации появляется разными путями: его покупают, арендуют или используют транспорт сотрудников, выплачивая компенсацию. Независимо от варианта, расходы на содержание и требования к документам почти аналогичны.

Аренда или компенсация?

Как правило, если используется личный транспорт сотрудников, то заключают дополнительное соглашение к трудовому договору о выплате компенсации за использование имущества в рабочих целях или договор аренды.

Целесообразно выбрать аренду, если:

• Автомобиль постоянно должен находиться в распоряжении работодателя.
• Авто используют как владелец, так и другие сотрудники.
• Все расходы по содержанию собирается полностью нести работодатель.

Компенсацию логичнее установить в случае, когда:

• Транспорт нужен только в рабочее время, возможно, даже не ежедневно, а в остальное им пользуется сотрудник по собственному усмотрению.
• Машину водит владелец.
• Компания хочет оплачивать работнику определенную сумму, не заморачиваясь с чеками на ГСМ, запчасти и прочее.

Что касается расходов при компенсации, тут существует два подхода. Первый – все затраты по обслуживанию от ГСМ до ремонта включены в компенсацию. Второй – компенсация лишь возмещает износ имущества, а вот текущие расходы полагается оплачивать (компенсировать) отдельно.

Первого подхода в основном придерживаются проверяющие из налоговой инспекции и фондов. Хотя Трудовой кодекс в статье 188 говорит, что работнику выплачивается компенсация за амортизацию имущества, а также возмещаются расходы по его использованию.

Не хотите споров с инспекцией – в соглашении укажите, что сумма компенсации включает все возможные затраты. Готовы поддержать противоположную позицию, в том числе документально – придется вести строгий учет и собирать необходимые документы.

Не проще ли купить?

Чем аренда или компенсация лучше покупки собственного автомобиля? В первую очередь добавится транспортный налог. К тому же приобретение дорогостоящее и относится к основным средствам, как в налоговом учете, так и в бухгалтерском. Потребуется завести карточку, вести учет ремонта, модернизации, решать вопрос с утилизацией изношенных запчастей и шин, чего можно постараться избежать в других случаях.

Есть определенные сложности и при продаже подобного ОС на УСН. При сроке службы ОС менее 15 лет и продаже авто ранее 3 лет с момента учета расходов на его приобретение организации придется восстановить сумму, на которую налогоплательщик уменьшил базу по налогу ранее. Это следует из п. 3 статьи 346.16 НК.

Кстати! Автомобили относят к III, IV или V амортизационной группе, срок их полезного использования не превышает 10 лет.

Упрощенцы не амортизируют ОС в общепринятом смысле, а списывают стоимость в затраты равными долями в налоговом периоде приобретения. При восстановлении придется уплатить налог и даже пени по нему, что выльется в весомую сумму.

Оформляем договор

Основное правило в случае аренды транспорта – можно арендовать его только у собственника. Договор может заключить и доверенное лицо (действующее от имени собственника), но если речь о сотруднике, то такие сложности ни к чему.

Главное, чтобы в тексте обязательно присутствовали:

1. Данные об автомобиле. Уместно указывать марку, VIN, государственный номер, цвет кузова и комплектацию (например, прилагается прицеп, запасное колесо, тент и т.п.).
2. Подтверждение права собственности арендодателя. Нужны данные свидетельства о регистрации транспортного средства, ПТС. Можно также указать сведения о страховом полисе ОСАГО.
3. Реквизиты доверенности, на основании которой действует посредник.
4. Период, на который передается авто.
5. Сумма платы. Оговорите, что именно входит в состав оплаты, поскольку договор может заключаться как с условием предоставления услуг экипажа (водителя), так и без них. Также можно включать или не включать в оплату ремонт, ГСМ и прочие расходы.

Не обязательно, но желательно добавить и такие пункты:

1. Состояние. Возможно, стоит провести диагностику, чтобы в дальнейшем арендодатель не предъявил претензий к состоянию имущества. Состояние можно описать в акте приемки-передачи.
2. Наличие обременений. Например, залог в банке по кредиту, брачный контракт, запрещающий передачу в аренду совместного имущества без разрешения второго супруга и т.п.
3. Использование авто. Например, работодатель хочет, в том числе, перевозить на машине сотрудников к месту работы, которое находится в отдаленной, труднодоступной местности с бездорожьем. Сотрудник-арендодатель, не согласный с этим, указывает условие об эксплуатации автомобиля только в городских условиях.
4. Возможность субаренды. Без согласия собственника-арендодателя передавать машину другому физическому или юридическому лицу в субаренду запрещено.
5. Возможные изменения. Пункт касается обычно крупных ремонтов, перекраски, нанесения фирменных знаков, логотипов и других серьезных изменений.
6. Ответственность за утилизацию. Запасные части и шины, имевшиеся изначально, — собственность арендодателя. Если отвечает за утиль арендатор, то у него появляется обязанность заключить договор со специализированной компанией, отвечающей за утилизацию или переработку, потому что просто кинуть в мусорку детали и тем более резину нельзя. Можно сдать часть деталей на металлолом (получив подтверждающие документы).

Наконец, составляется акт приемки-передачи, и прикладываются к документам копии ПТС, свидетельства о регистрации, полиса и других, по необходимости.

Обратите внимание! На сайте представлен бланк акта передачи при купле-продаже, аналогично оформляется арендный акт.

Заключая сделку, помните: хотя сотрудник по отношению к организации не является взаимозависимым лицом с точки зрения Налогового кодекса, это не значит, что инспекторы не будут обращать внимания на сделку. Сумма обязательно должна отражать реальные рыночные цены. Конечно, найдутся причины снизить или повысить размер арендной платы, по сравнению со среднерыночной: год выпуска, проведенный апгрейд, комплектация и т.д.

Сотрудник едет в отпуск: прерывать договор?

Еще одна нетривиальная ситуация: работник собрался ехать в отпуск и хочет совершить поездку на своем авто. Что делать в таком случае? Достаточно составить соглашение о том, что на время отпуска машина передается по акту приемки-передачи, а затем снова возвращается организации в пользование. При этом за период отпуска, конечно, не начисляется аренда.

Учет расходов на арендованный автомобиль

По умолчанию в соответствии с ГК РФ издержки несет арендодатель, если договор включает услуги экипажа, и арендатор, если не включает.

Управление

Если обязанности водителя выполняет сам работник-арендодатель и есть условие об экипаже, то часть арендной платы, предназначенную для оплаты услуг, необходимо выделить обособленно. Плата за вождение облагается не только НДФЛ, но и взносами (кроме взносов в ФСС). Не выделяя часть аренды, организация рискует при проверке получить начисление взносов на всю сумму.

Редкая, но встречающаяся ситуация: заключается договор аренды с экипажем, но управляет автомобилем не сам работник, а третье лицо, нанятое им. Нужно ли платить НДФЛ и взносы за третье лицо? Ответ – нет. Поскольку соглашение подписано с конкретным человеком, то по отношению именно к нему вы являетесь налоговым агентом. В свою очередь он является налоговым агентом по НДФЛ для своего работника, и для вас их расчеты между собой не представляют интереса. Аналогичен подход и по взносам.

Не имеет значения, кому вы переводите часть оплаты за вождение – самому арендодателю (предпочтительнее) или его наемнику. Главное, обговорить этот момент в договоре. Сотрудник может подать письмо с просьбой часть оплаты переводить на указанное лицо.

Почему такой вариант кажется запутанным: надо много всего расписывать, чтобы точно была понятна суть перевода – это просто аренда или оплата услуг по вождению. Слишком заморочено. Не говоря уже о вездесущей налоговой инспекции, которая запросто может попросить выписки со счета и поинтересоваться, почему перечисления физическому лицу есть, а отчетов на него нет.

Ремонт и обслуживание

Это может быть текущая замена фильтра или поломанной детали, переустановка шин (зимние/летние), покраска, мойка и т.д. Сюда же относим капитальный ремонт. Выше мы уже обсудили, кто в каком случае несет расходы. Затраты сотрудника нам неинтересны, а об учете у организации-арендатора давайте поговорим.

Обратите внимание! Проводки по ремонту арендованного авто с подробной информацией найдутся в отдельной теме на сайте.

Если к проведению работ привлекается сторонняя компания, стоит уточнить, нет ли ограничений насчет сервиса. Бывает, что при покупке нового автомобиля владелец обязуется использовать услуги авторизованного сервисного центра, благодаря чему получает дополнительные скидки и бесплатное обслуживание. Направляя машину в другую мастерскую, можно подвести арендодателя и лишить его определенных льгот и гарантии.

Подобные детали прописываются в договоре. Можно указать использовать какие запчасти разрешено, оригинальные или аналоги тоже. Понятно, что всего предусмотреть не удастся, но перестраховаться от претензий точно не помешает.

Что касается капитального ремонта. Обычно к нему относится замена двигателя, частично или полностью кузова, дверей, сидений и других крупных частей. Двигатель – номерной агрегат. Раньше просто провести замену было нельзя, требовалась регистрация изменений, потому что номер на новом двигателе был другим.

С 2018 года, согласно п. 17 раздела I «Общие положения» правил государственной регистрации автомототранспортных средств, утвержденных Приказом МВД России от 26.06.2018 № 399, если происходит замена на аналогичный агрегат, то внести изменения в базу можно при совершении регистрационных действий в ГИБДД (например, при последующей продаже).

Кстати! Не запрещено провести изменения в текущем порядке, но лучше уточнить отношение к новшеству в своей дорожной инспекции, на местах закон понимается не равнозначно.

Что делать, если арендодатель обязан проводить ремонт, но не делает этого? Это нарушение договора, и действовать надо сообразно с ним и конкретной ситуацией:

• проводить ремонт самостоятельно и требовать учесть затраты в счет аренды;
• за время, пока авто не эксплуатируется по причине поломки, не начислять арендную плату (о простое необходимо известить арендодателя);
• обращаться в суд.

Если сотрудник согласен на зачет расходов, понесенных арендатором, в счет оплаты, то доход у работника возникнет на дату такого соглашения. Удержать НДФЛ можно только при следующем перечислении дохода.

В общем случае ремонт, произведенный арендатором в соответствии с обязательствами по договору, — это текущие затраты, они включаются в расходы как по налогу на прибыль, так и при расчете базы для налогообложения на УСН. Главное, чтобы было документальное подтверждение (акты, накладные, товарные и кассовые чеки, счета-фактуры, авансовые отчеты и прочие).

Модернизация: разбираемся, кто ведет учет и получает доход

Исключение из ремонта – модернизация, т.е. обновление авто, в результате которого приобретаются новые характеристики или качественно улучшаются старые; и реконструкция – внесение технологических изменений, влияющих на предназначение автомобиля или кардинально меняющие его конструкцию. Например, простая замена одного двигателя на другой аналогичный — это ремонт, несмотря на стоимость агрегата. Установка двигателя большей мощности – модернизация.

Кстати! Согласие от арендодателя на произведение улучшений должно быть дано в письменной форме, иначе при возникновении конфликтной ситуации подтвердить факт его получения будет сложно.

Когда модернизируется или реконструируется арендованное ОС, есть несколько вариантов.

Авто переделывает арендатор по согласованию с арендодателем.

Проведенные улучшения отражаются в учете арендатора как неотделимые или отделимые в зависимости от вида работ и результата.

Когда автомобиль возвращается к владельцу, последний обязан возместить расходы на неотделимые улучшения. Но может этого не делать, если стороны договорятся о безвозмездной передаче. Если проведены отделимые улучшения, то их организация вправе оставить себе.

В то время, пока машина находится у арендатора, улучшения рассматриваются как отдельный особый объект ОС и амортизируются в налоговом учете, несмотря на стоимость и срок полезного использования (СПИ) – п. 1 статья 256 НК РФ. В бухгалтерском учете в качестве СПИ можно использовать непосредственно период до конца срока аренды, здесь имеет значение стоимость. Учитываем как ОС в БУ только объекты стоимостью более 40 000.

Обратите внимание! В 2018 году принят новый стандарт ФСБУ 25/2018 «Бухгалтерский учет аренды», использовать его можно по желанию. Обязательным стандарт станет с отчетности 2022 года.

Если арендатор в результате проведенных улучшений не сможет использовать автомобиль в своих целях, то он может расторгнуть договор аренды. Например, арендодатель провел реконструкцию, в результате которой в качестве топлива стал использоваться газ. При этом у организации отсутствует возможность заправки в тех районах, где эксплуатируется авто ввиду отсутствия газовых заправочных станций.

Страховка

За страхование автомобиля отвечает владелец или арендатор в зависимости от договорных условий. Причем арендатор расходы на страхование авто может провести в налоговом учете, если они предусмотрены договором или дополнительным соглашением.

Если страховку должен оплатить владелец-сотрудник, но просит провести оплату от организации, то фактически он получает от компании доход. Его необходимо обложить НДФЛ и страховыми взносами.

ГСМ: топливо и путевые листы

Запомните правило: каким бы образом ни появился у компании автомобиль, как и кем бы он ни эксплуатировался, платится за него арендная плата или компенсация – нужно составлять путевые листы. Да, всегда. Это единственные документы, которые безоговорочно подтверждают служебный характер поездок, маршрут и километраж (он нужен для расчета расхода топлива).

Унифицированные бланки не обязательны, большинство организаций вправе использовать разработанные самостоятельно формы, главное, утвердить их в составе учетной политики.

Обязательными реквизитами путевого листа в 2019 году являются:

• Наименование и номер.
• Срок действия (в связи с изменениями с 1 марта 2019 года теперь это одна смена или один рейс, хотя единства во мнении нет, кажется, ни у пользователей, ни у законодателей).
• Данные владельца (в нашем случае – арендатора).
• Данные водителя (ФИО, медосмотр).
• Информация об автомобиле (регистрационный номер, тип авто, модель). Аналогичные данные и на прицеп, если есть.
• Показания одометра (пройденный километраж).
• Даты выезда/въезда на парковку.
• Сведения о предрейсовом ТО.

Покупка топлива может осуществляться подотчетными лицами на автозаправках за наличные и по картам, по специальным топливным картам по безналичному расчету. Топливные карты должны учитываться в разрезе работников, которые их используют.

Организация вправе устанавливать на автомобили навигационное оборудование с GPS, сообщающее местоположение машины во время работы. Такие меры позволяют избежать обмана и так называемых «левых» поездок водителей, когда те берут дополнительный или попутный груз без согласования с руководством.

Для контроля используются регистраторы, ведущие запись передвижения. Они же обеспечивают восстановление картины происшествия после ДТП и вычисление виновных лиц.

Работников стоит предупредить о ведении записи и передачи данных. Во-первых, это изначально дисциплинирует, и нарушения не допускаются уже потому, что ведется наблюдение. Во-вторых, видеозапись или отслеживание без соответствующего согласия работник в будущем может счесть нарушением личных прав, так что лучше перестраховаться.

Забалансовый учет

Арендованное имущество учитывается на забалансовом счете 001 у арендатора. Оно приходуется по установленной договором цене и речь не об арендной плате, а цене самого имущества. Стороны могут назвать ее приблизительно, взять рыночную стоимость, пригласить для оценки эксперта или установить ее иным способом, предусмотренным договором и внутренними положениями организации.

Из всего сказанного можно сделать один немаловажный вывод: практически во всех ситуациях первичным источником информации как для решения финансовых вопросов, так и вопросов бухгалтерского и налогового учета будет договор аренды. Поэтому брать первый попавшийся экземпляр из интернета не советую. Если планируются долгосрочные отношения и регулярное использование транспорта сотрудников, стоит обратиться к юристу и подготовить грамотный шаблон договора.

Договор безвозмездного пользования автомобилем

Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

• Бланк и образец
• Онлайн просмотр
• Бесплатная загрузка
• Безопасно

Субъектами по такому соглашению выступают Ссудодатель – лицо, предоставившее во временное пользование автомобиль, и Ссудополучатель – лицо, которое пользуется транспортным средством в рамках такой сделки на безвозмездной основе.

При этом, субъектами договора безвозмездного пользования автомобилем могут быть как физические, так и юридические лица.

Такой документ нуждается в письменном оформлении, поэтому ниже мы поэтапно разберем, как оформить такой документ, и на какие нюансы стоит обратить внимание при его составлении.

Преамбула

Договор безвозмездного пользования автомобилем

Алексеев Владислав Вячеславович, 03.03.2000 года рождения, проживающий по адресу Курганская область, город Курган, 30 микрорайон, дом 30, квартира 444, паспорт ХХХХ ХХХХХХ, выдан УФМС России по Курганской области в городе Кургане 00.00.0000, именуемый в дальнейшем Ссудодатель
И
Красношейкин Антон Юрьевич, 03.03.1999 года рождения проживающий по адресу Курганская область, город Курган, 30 микрорайон, дом 40, квартира 333, паспорт ХХХХ ХХХХХХ, выдан УФМС России по Курганской области в городе Кургане 00.00.0000, именуемый в дальнейшем Ссудополучатель
заключили настоящий договор о нижеследующем:

В преамбулу договора традиционно включаются:

• разновидность типа сделки;
• место и дата заключения соглашения;
• имена и роли участников соглашения;
• адреса проживания и паспортные данные сторон.

Существенными условиями договора безвозмездного пользования автомобилем являются:

• предмет соглашения;
• срок оказания услуг;
• обязанности сторон;
• ответственность сторон.

Предмет

Итак, существенным условием при заключении такой сделки является ее предмет. В данном случае предметом выступает сам автомобиль, а также его характеристики:

• марка;
• год выпуска;
• VIN;
• номер двигателя, кузова;
• цвет;
• регистрационный номер;
• паспорт транспортного средства;
• свидетельство о регистрации.

Так, пункт договора, содержащий информацию о предмете, выглядит следующим образом:
Ссудодатель предоставляет во временное пользование Ссудополучателю следующее транспортное средство:

Легковой автомобиль марки Reno Logan, 2003 года выпуска, VIN ХХХХХ-ХХХХХХ, двигатель номер 00000000, кузов номер 0000000, цвет серебристый, регистрационный номер Х ХХХ ХХ ХХ, паспорт транспортного средства ХХХХХХ, выдан (кем выдан) ХХ ХХ ХХХХ (дата выдачи).
Указанный автомобиль передается Ссудополучателю в надлежащем состоянии, соответствующим всем требованиям, на безвозмездной основе.
Транспортное средство передается в соответствии с настоящим договором на срок 11 (Одиннадцать) месяцев с момента подписания документа Контрагентами.

Обязанности сторон

В таком разделе прописываются обязательства между Контрагентами. Обозначаться в таком пункте могут различные обязанности по взаимному согласию сторон, мы же остановимся на основных формулировках. Итак, выглядит раздел следующим образом:

Ссудодатель обязуется:
Предоставить указанное в пунктах настоящего соглашения транспортное средство в надлежащем состоянии по акту приема-передачи.
Передать Ссудополучателю все необходимые документы на автомобиль.
Ссудополучатель обязуется:
После прекращения действия договора возвратить транспортное средство в технически исправном состоянии, в котором оно находилось при приеме-передаче автомобиля (с учетом естественного износа).
Поддерживать транспортное средство в исправном состоянии, относиться бережно ко всем его составляющим.
Производить текущий ремонт транспортного средства за свой счет.

Ответственность сторон

В этом разделе фигурирует информация об обстоятельствах, при наступлении которых стороны несут взаимную материальную ответственность. Данный пункт является неотъемлемой составляющей в таком виде соглашения. В тексте документа положения об ответственности прописываются следующим образом:

Стороны несут материальную ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязательств по настоящему соглашению
В случае если транспортное средство было утеряно или повреждено, Ссудополучатель обязуется возместить нанесенный ущерб либо предоставить равноценный автомобиль Ссудодателю в срок: 5 (Пять) дней после выявления таких фактов.
Ссудополучатель несет риск случайной гибели транспортного средства.
Ссудодатель несет ответственность, в случае если у транспортного средства были недостатки, о которых он не сообщил Ссудополучателю. При обнаружении таких недостатков Ссудополучатель имеет право требовать их устранение или расторгнуть настоящий договор в одностороннем порядке.

Разрешение споров

В разделе указывается информация о порядке разрешения споров между сторонами. В рамках соглашения, Контрагенты могут указать различные условия. Мы же выделим те, которые применяются чаще всего:

В случае возникновения споров между Сторонами по настоящему договору, Контрагенты разрешают их путем переговоров.
В случае если Стороны не пришли к общему выводу, то спор разрешается в судебном порядке.

Заключительные положения

В разделе указывается общая информация на основе содержания договора. Так, могут быть указаны условия о составлении договора, то есть в скольких экземплярах он составляется. Также, с какого момента договор начинает иметь юридическую силу, и в каком порядке можно расторгнуть сделку. Выглядит оформление такого раздела следующим образом:

Настоящий документ составлен в 2 (Двух) экземплярах, по одному экземпляру для каждой стороны.
Настоящий договор имеет юридическую силу с момента подписания его Контрагентами.
Настоящее соглашение может быть расторгнуто в одностороннем порядке в любой период времени в течение его действия.
При одностороннем отказе от исполнения обязательств, сторона, являющая инициатором расторжения договора, обязана уведомить другую сторону о своих намерениях не позднее 1 (Одного) календарного дня.

В конце документа указываются реквизиты сторон и после подписания соглашения, договор считается заключенным.

Приложения к договору

• Акт оценки;
• Акт приема-передачи транспортного средства.

Форма договора

Договор безвозмездного пользования автомобилем оформляется в простой письменной форме.

Сотрудники используют личный транспорт в служебных целях: оформление аренды или безвозмездного использования для списания ГСМ

Организация ежемесячно заправляет по топливной карте личные транспортные средства сотрудников (главный инженер, прораб, инженер по охране труда и т.д.). Сотрудники используют личный транспорт в производственных целях (несколько строительных объектов), не в рамках командировок. Организация не является автотранспортной. Использование личного транспорта в служебных целях планируется оформить договором аренды или договором безвозмездного пользования. Можно ли списать ГСМ на затраты в целях налогообложения (налог на прибыль) с учетом возможных последствий по НДФЛ и страховым взносам? Нужны ли при этом приказы, распоряжения, договоры? Какой документооборот должен быть в данной ситуации?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

При заключении договора аренды или договора безвозмездного пользования расходы на ГСМ могут быть учтены для целей налогообложения прибыли. Особенности налогообложения и документального подтверждения изложены ниже.

Обоснование вывода:

Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ), под которыми понимаются обоснованные (экономически оправданные) и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, — убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором) (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Положениями главы 25 НК РФ не устанавливается конкретный перечень документов, которые налогоплательщик должен оформить для подтверждения осуществленных расходов, что позволяет преодолевать неоправданные ограничения налогоплательщиков в возможности выбора способов доказывания осуществленных хозяйственных операций для целей налогообложения (определение КС РФ от 24.09.2012 N 1543-О).

Аренда

По договору аренды (фрахтования на время) транспортного средства с экипажем арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование и оказывает своими силами услуги по управлению им и по его технической эксплуатации (ст. 632 ГК РФ). При этом арендодатель в течение всего срока договора аренды транспортного средства с экипажем обязан поддерживать надлежащее состояние сданного в аренду транспортного средства, включая осуществление текущего и капитального ремонта и предоставление необходимых принадлежностей (ст. 634 ГК РФ).

По договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации (ст. 642 ГК РФ). При этом арендатор в течение всего срока договора аренды транспортного средства без экипажа обязан поддерживать надлежащее состояние арендованного транспортного средства, включая осуществление текущего и капитального ремонта (ст. 644 ГК РФ).

При оформлении использования личного транспорта работника в служебных целях договором аренды важно иметь в виду следующее:

доход физического лица по договору аренды (арендная плата и вознаграждение за услуги по управлению и технической эксплуатации по договору аренды с экипажем; арендная плата по договору аренды без экипажа) облагается НДФЛ (пп.пп. 4, 6 п. 1 ст. 208, ст. 209, п. 1 ст. 210 НК РФ), а организация — арендатор признается налоговым агентом по НДФЛ (п.п. 1, 2 ст. 226 НК РФ);

арендная плата как по договору аренды с экипажем, так и по договору аренды без экипажа не является объектом обложения страховыми взносами (п. 4 ст. 420 НК РФ, смотрите также письмо Минфина России от 01.11.2017 N 03-15-06/71986);

при заключении договора аренды с экипажем выплаты и иные вознаграждение за услуги по управлению транспортным средством и его технической эксплуатации являются объектом обложением страховым взносами (пп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ), но в части страховых взносов на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством они не включаются в базу для исчисления страховых взносов (пп. 2 п. 3 ст. 422 НК РФ). При заключении договора аренды с экипажем в целях избежания разногласий с контролирующими органами целесообразно разграничивать арендую плату (не облагаемую страховыми взносами) и плату за услуги по управлению и техническую эксплуатацию (облагаемую страховыми взносами);

при заключении договора аренды без экипажа существуют риски переквалификации такого договора контролирующими органами в договор аренды с экипажем в целях начисления страховых взносов (смотрите постановление АС Северо-Кавказского округа от 27.06.2017 N Ф08-3727/17 по делу N А53-27263/2016, определение ВС РФ от 30.10.2017 N 308-КГ17-15395).

Арендные платежи за арендуемое имущество относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Для документального подтверждения расходов на аренду необходимы документы, оформленные в соответствии с требованиями законодательства РФ, в том числе заключенный договор аренды (субаренды), документы, подтверждающие оплату арендных платежей, акт приемки-передачи арендованного имущества. При этом ежемесячного заключения актов оказанных услуг по договору аренды (субаренды) для целей документального подтверждения расходов в виде арендных платежей для целей налогообложения прибыли не требуется, если иное не предусмотрено договором (смотрите, например, письма Минфина России от 15.11.2017 N 03-03-06/1/75483, от 15.06.2015 N 03-07-11/34410, от 16.11.2011 N 03-03-06/1/763).

По договору аренды транспортного средства с экипажем, заключенным с физическим лицом, не являющимся индивидуальным предпринимателем, расходы в виде платы за услуги по управлению транспортным средством в соответствии с п. 21 ст. 255 НК РФ могут учитываться в составе расходов на оплату труда. Согласно разъяснениям Минфина России для подтверждения расходов в виде платы за услуги по управлению транспортным средством необходимо наличие документов, подтверждающих факт оказания таких услуг налогоплательщику, — таким документом может быть, например, акт приема-передачи услуг (письмо Минфина России от 01.12.2009 N 03-03-06/1/780).

Если иное не предусмотрено договором аренды транспортного средства с экипажем, арендатор несет расходы, возникающие в связи с коммерческой эксплуатацией транспортного средства, в том числе расходы на оплату топлива и других расходуемых в процессе эксплуатации материалов и на оплату сборов (ст. 636 ГК РФ). Если иное не предусмотрено договором аренды транспортного средства без экипажа, арендатор несет расходы на содержание арендованного транспортного средства, его страхование, включая страхование своей ответственности, а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией (ст. 646 ГК РФ).

Таким образом, как при аренде транспортного средства с экипажем, так и без экипажа на арендатора по общему правилу возлагаются расходы на оплату топлива.

Расходы на ГСМ могут быть учтены в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, как расходы на содержание служебного транспорта (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

В последние годы Минфин России исходит из того, что НК РФ не предусмотрено нормирование расходов на ГСМ — при определении обоснованности произведенных затрат на приобретение топлива для служебного автомобиля налогоплательщик вправе (не обязан) учитывать Методические рекомендации «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», введенные в действие распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р (письма Минфина России от 27.01.2014 N 03-03-06/1/2875, от 03.06.2013 N 03-03-06/1/20097, от 30.01.2013 N 03-03-06/2/12).

Мы полагаем, что в рассматриваемой ситуации организация вправе не руководствоваться нормами расхода, предусмотренными указанными выше методическими рекомендациями. В целях избежания возможных претензий со стороны налогового органа организация может самостоятельно разработать нормы расхода, например, на основании данных завода-изготовителя, но с учетом условий фактической эксплуатации транспортных средств (установленные по организации лимиты утверждаются приказом руководителя).

Затраты на приобретение бензина по топливным картам не признаются для целей налогового учета в полном размере ни в момент уплаты суммы авансовых платежей в счет предстоящей поставки бензина (приобретение карты), ни в момент отгрузки бензина покупателю в топливный бак и списания с топливных карт количества и стоимости проданного бензина. Это связано с тем, что заправка бензина в автомобильный бак на основании чека терминала автозаправочной станции только подтверждает факт приобретения материальных ценностей в виде бензина, но не подтверждает факт использования бензина определенным автомобилем для определенных целей. Основным документом, подтверждающим расход ГСМ, является путевой лист (письмо УФНС России по г. Москве от 30.06.2010 N 16-15/068679@).

Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 (ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта»).
В письме Минфина России от 16.06.2011 N 03-03-06/1/354 указано, что порядок, предусмотренный приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152, обязателен для применения организациями автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта, в том числе для подтверждения расходов в целях налогообложения прибыли организаций. Организации, на которых положения приказа Минтранса России от 18.09.2008 N 152 не распространяются, могут использовать путевые листы в качестве одного из документов, подтверждающих расходы на приобретение горюче-смазочных материалов, закрепив указанный порядок в учетной политике для целей налогообложения. При этом налогоплательщик также вправе использовать иные документы, подтверждающие произведенные расходы, оформленные в соответствии с требованиями законодательства РФ.

В рассматриваемой ситуации организация не является автотранспортной, поэтому она вправе разработать свою форму путевого листа, в котором должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», и оформить его на несколько дней, неделю или любой другой срок, не превышающий одного месяца (письмо Минфина России от 30.11.2012 N 03-03-07/51).

Полученные по договорам аренды транспортные средства закрепляются приказом за работниками организации (собственником или иным лицами), которые будут использовать их в служебных целях. Для целей налогообложения учитываются расходы на топливо только при использовании автомобиля в служебных целях.

Безвозмездное пользование

По договору безвозмездного пользования (договору ссуды) одна сторона (ссудодатель) обязуется передать или передает вещь в безвозмездное временное пользование другой стороне (ссудополучателю), а последняя обязуется вернуть ту же вещь в том состоянии, в каком она ее получила, с учетом нормального износа или в состоянии, обусловленном договором (п. 1 ст. 689 ГК РФ).

Налогоплательщик, получающий по договору в безвозмездное пользование имущество, включает в состав внереализационных доходов доход в виде безвозмездно полученного права пользования имуществом, определяемый исходя из рыночных цен на аренду идентичного имущества (п. 8 ст. 250, п. 2 ст. 248 НК РФ, письма Минфина России от 14.06.2017 N 03-03-07/36870, от 17.02.2016 N 03-03-06/1/8746).

При передаче транспортного средства по договору безвозмездного пользования у физического лица не возникает доходов (экономической выгоды — п. 1 ст. 41 НК РФ), облагаемых НДФЛ. Отсутствуют в таком случае выплаты и иные вознаграждения, признаваемые объектом обложения страховым взносами в соответствии с п. 1 ст. 420 НК РФ.

Ссудополучатель обязан поддерживать вещь, полученную в безвозмездное пользование, в исправном состоянии, включая осуществление текущего и капитального ремонта, и нести все расходы на ее содержание, если иное не предусмотрено договором безвозмездного пользования (ст. 695 ГК РФ).

Соответственно, организация вправе отнести к расходам для целей налогообложения прибыли расходы, связанные с использованием и содержанием имущества, полученного в безвозмездное пользование, при условии соответствия таких расходов критериям, установленным ст. 252 НК РФ.

Расходы на ГСМ учитываются в том же порядке, как и при заключении договора аренды.

Полученные по договорам безвозмездного пользования транспортные средства закрепляются приказом за работниками организации (собственником или иными лицами), которые будут использовать их в служебных целях. Для целей налогообложения учитываются расходы на топливо при использовании автомобиля в служебных целях.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Арыков Степан

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер Родюшкин Сергей

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.